Guides & How-to

Webex – Praxisleitfaden

Alles Wichtige für den täglichen Einsatz. Mit kurzen Schrittfolgen, Screenshots und Pro-Tipps.

App-Einstellungen öffnen Umleitung einrichten Whiteboard starten
Telefonie

Anruf-Dock

Was? Kompaktes Fenster für Wählen, Halten, Weiterleiten.

Wofür? Bleibt im Vordergrund – ideal während anderer Apps.

  1. Öffnen: Telefon → Anruf-Dock aktivieren.
  2. Wählen: Nummer eintippen oder Kontakt suchen.
  3. Steuern: Halten, Stumm, Weiterleiten.
Tipps zur Weiterleitung
  • Blind Transfer (ohne Rückfrage) vs. Vermitteln (mit Rückfrage).
  • Mit Alt+T schneller weiterleiten (wenn verfügbar).
Pro-Tipp: Dock-Pin aktivieren, damit es immer sichtbar bleibt.
Webex Anruf-Dock Screenshot
Webex Watchlist Screenshot
Kontakte

Watchlist (Beobachten)

Was? Liste wichtiger Personen inkl. Präsenz.

Wofür? Erreichbarkeit im Blick, schneller Kontakt.

  1. Kontakt öffnen → Zu Watchlist.
  2. Sortieren per Drag & Drop.
  3. Benachrichtigen, wenn verfügbar (optional).
Webex Vidcast Screenshot
Asynchron

Vidcast

Was? Bildschirm/Kamera kurz aufnehmen, Link teilen.

Wofür? Updates ohne Meeting, ideal für Demos.

  1. Start: Vidcast öffnen.
  2. Aufnehmen: Quelle wählen → Record.
  3. Teilen: Link kopieren & einsetzen.
Pro-Tipp: Untertitel aktivieren für leises Anschauen.
Fokus

Personal-Insights

Was? Statistiken zu Fokuszeit, Meetings, Erreichbarkeit.

Wofür? Muster erkennen & Arbeitsweise verbessern.

  1. Öffnen: Insights im linken Menü.
  2. Trends: Fokuszeit & Meetingdauer checken.
  3. Routinen: Fokusblöcke im Kalender hinterlegen.
Webex Personal Insights Screenshot
Webex Anruf-Umleitung Screenshot
Erreichbarkeit

Anruf-Umleitung

Was? Anrufe auf Nummern/Voicemail umleiten – auch zeitgesteuert.

  1. Zahnrad → Anrufe → Umleitung.
  2. Ziel wählen (Mobil, Voicemail, Kolleg:in).
  3. Optional: Regeln/Zeitfenster festlegen.
Vorlagen
  • Urlaub: Start/Ende definiert, danach automatisch zurück.
  • Fokus: Nur während 09–12 Uhr aktiv.
Pro-Tipp: Notfallregel für Ausfall des Firmenanschlusses anlegen.
App

Allgemeine Einstellungen

Was? Grundlegende Anpassungen für Darstellung, Verhalten, Benachrichtigungen und Geräte.

Warum wichtig? Viele Frustmomente in Webex kommen von falschen Grund-Einstellungen. Einmal sauber konfigurieren – und die App läuft ruhiger, klarer und vorhersehbar.

  1. Zahnrad öffnen (oben rechts oder unten links – je nach Version).
  2. Bereiche prüfen: Allgemein, Benachrichtigungen, Audio/Video, Telefon.
  3. Geräte testen: Mikrofon, Lautsprecher, Kamera.
Empfohlene Einstellungen
  • Allgemein: „Beim Start automatisch öffnen“ deaktivieren, wenn Webex nicht dauerhaft genutzt wird.
  • Benachrichtigungen: „Meeting- und Anruf-Töne“ nur aktiv lassen, wenn nötig – spart Nerven.
  • Audio/Video: Standard-Mikrofon & -Lautsprecher fest einstellen, damit nicht plötzlich Kamera-Mikros verwendet werden.
  • Telefon: „Anruf-Dock anzeigen“ aktivieren → kompakter Telefonie-Workflow.
Pro-Tipp: Wenn das Mikro „blechern“ klingt → in Windows/Mac-Systemsteuerung prüfen, ob das **Headset nicht als „Freisprech-Modus“** läuft (immer „Stereo / Headphones“ auswählen).
Webex Einstellungen Screenshot
Profil

Profileinstellungen

Was? Persönliche Kontakt- und Anrufdaten, Ansagen sowie Anzeige im Team.

Wofür? Macht es Kolleg:innen leichter, Sie eindeutig zu finden, zu sprechen oder weiterzuleiten.

  1. Profilbild anklicken → Profil öffnen.
  2. Daten pflegen: Name, Rolle/Funktion, Durchwahl & Mobilnummer.
  3. Voicemail → Ansage aufnehmen oder bestehende ersetzen.
Tipps für die Voicemail-Ansage
  • Kurz halten (10–15 Sekunden).
  • Zweck nennen („Ich bin aktuell nicht erreichbar…“).
  • Alternative anbieten („Bitte senden Sie mir kurz eine Nachricht…“).
Pro-Tipp: Wenn regelmäßig viele Anrufe eingehen → eine **zweite Voicemail** anlegen („Ich bin im Gespräch, bitte später erneut versuchen.“) und als „nur bei Besetzt“ aktivieren.
Webex Profil Screenshot
Webex Eigener Status Screenshot
Signal

Eigener Status (manuell)

Was? Freitext & Emoji, optional mit Ablauf.

  1. Profilbild → Status festlegen.
  2. Text & Emoji wählen, Dauer setzen.
  3. Beispiel: „Fokus – bitte chatten“, 2 h.
Kollaboration

Whiteboards

Was? Gemeinsame Skizzen/Notizen live & asynchron.

  1. Öffnen Sie ein Whiteboard oder teilen Sie es direkt im Meeting.
  2. Nutzen Sie Stift, Formen, Textfelder, Haftnotizen – alles in Echtzeit oder später weiterbearbeitbar.
  3. Teilen Sie den Link oder speichern Sie das Whiteboard im Space – so bleibt alles organisiert.
Pro-Tipp: Mit Vorlagen (Flows, Grids) schneller starten.
Webex Whiteboard Screenshot

Hilfe & kurze Demo?

Wir zeigen die Webex-Basics in 10 Minuten und prüfen Ihren Use-Case.

Rückruf anfordern Kurzanleitung öffnen
Nach oben Jetzt Bedarf senden